CASE: BRANDED VIRTUAL EVENT

Toen wij door Mpac Group werden benaderd om mee te denken met hun stand op Interpack, om hiervoor video content te produceren en shows te maken, had niemand nog van ‘COVID’ gehoord. Nadat dit evenement werd afgeblazen hebben wij het heft in eigen handen genomen, en zijn wij samen met Mpac van koers veranderd. Om een zo goed mogelijk alternatief te bedenken zijn wij gaan brainstormen. Zo was de vraag vanuit Mpac Group om (potentiële) klanten, ondanks de pandemie, te bereiken om zo nieuwe innovaties binnen verpakkingsautomatisering te kunnen laten zien. Een high-end virtual event, volledig  Mpac branded, met meerdere tafelgasten, live demo’s en een professionele host, dat is waar we op uitkwamen na een gezamenlijke brainstorm.

Na de keuze te hebben gemaakt om voor een online evenement te gaan konden alle voorbereidingen beginnen. Als aftrap was het van belang om het precieze doel van Mpac te achterhalen: Wat is het doel van dit event? Welke zaken missen we ten opzichte van het normaalgesproken fysieke event? Welke waarde kunnen we juist door het virtuele karakter van dit event toevoegen? Gelukkig was dit al vrij snel duidelijk. Het was van belang om de doelgroep te laten zien hoe Mpac, ondanks de veranderende markt, de behoefte van haar klanten kan blijven vervullen. Hoewel Mpac bij de bestaande klanten vaak al bekend staat als een innovatieve en betrouwbare organisatie, bleek dit nog lastig over te brengen bij klanten waarbij een fysieke ontmoeting op dat moment niet mogelijk was. 

Vanuit deze vraag zijn wij gaan brainstormen… Hoe gingen we ervoor zorgen dat de boodschap zo goed mogelijk over werd gebracht op de (potentiële) klanten? Met dit in ons achterhoofd zijn we tot een aantal thema’s gekomen die van belang zijn voor de klanten. Deze thema’s vormden de structuur van het virtuele evenement, waar er na een intro video over het thema, een gesprek werd geleid door de host van dit evenement, Mark Wijsman. Er zijn grofweg vijf thema’s behandeld, waarbij er per thema andere medewerkers aan tafel zaten die alles hierover wisten te vertellen.

Wanneer je als agency een event organiseert voor een van je klanten heb je in principe een hoofddoel, dat is namelijk ervoor zorgen dat de klant ontlast wordt en wij alles tot in de puntjes regelen. Zo hebben wij ook echt overal aan gedacht, denk bijvoorbeeld de catering, callsheets, timetables, tafel, de lichten, de ‘on-brand’ fabriekshal, het geluid, het licht en ga zo nog maar even door.

Om ervoor te zorgen dat alle (potentieel) geïnteresseerde op de hoogte waren van dit evenement is er een kortlopende campagne gelanceerd, bestaande uit video teasers, social posts en e-mails. Al die middelen kwamen uit bij een conversiemoment: de inschrijfpagina van het Adapt & Grow 2020 event.

Toen kon het eindelijk beginnen, na ervoor te hebben gezorgd dat iedereen zich comfortabel voelt voor en achter de camera, waren wij er zeker van… Dit kon alleen maar goed gaan. We hadden afgetrapt en begonnen we met het behandelen van de thema’s. Aangezien Mpac eigenlijk op de beurs zou staan, waarbij de klanten direct vragen konden stellen, wilde we dit aspect er graag inhouden. Dit was dan ook de reden waarom het event afgesloten werd met een live Q&A, waarbij iedereen die online aanwezig was vragen kon stellen. Het was mooi om te zien dat er aardig wat engagement ontstond.

Uiteindelijk zijn we met Mpac vier keer een uur live gegaan, dit was verdeeld over twee dagen. Zo kon iedereen hiervoor een plekje in zijn/haar agenda vrijmaken en werd er rekening gehouden met verschillende tijdzones. 

Na deze twee dagen te hebben gedraaid zijn we direct begonnen met het afbouwen. Ondanks dat het de hele week al 30 graden was wilden we doorpakken en dat is ook zeker gelukt. Binnen de kortste keren was de gehele fabriekshal leeg, alleen waren ze 1 ding vergeten… Jos zat nog alleen in de fabriekshal, die was achtergebleven. Na een aantal belletjes met de beveiliging van de hal kon ook Jos genieten van zijn welverdiende weekend!

Het voordeel van een virtueel event ten opzichte van een fysieke beurs, is de grote mate van meetbaarheid. De klant had hier direct inzicht in de resultaten. Zo hadden we inzicht in vele metrics zoals hoe lang men gemiddeld keek, de mate van engagement en het conversiepercentage. Dat laatste kwam neer op hoeveel mensen hun gegevens of verzoek achterlieten om met het Mpac sales team in gesprek te gaan.

Van Mpac zelf kregen wij terug dat we hen volledig hebben ontzorgd en dat zij zich nergens druk om hoefden te maken. Dit is natuurlijk het beste compliment wat je kan krijgen tijdens zo’n evenement. De bezoekers van het event waren zeer positief over de organisatie en de inhoud. Bij Mpac kwamen er een aantal mooie reacties binnen zoals bijvoorbeeld hieronder:

• “WOW – The webinar this morning was fantastic!!! I thought it was a super professional production, which really got the message across brilliantly that Mpac builds top of the range machines, but almost more importantly you will build them as the customer wants them, and you have lots of very clever, experienced people to enable that.”

• “I just wanted to say the virtual event looked great today. From a viewer’s perspective it ran very smoothly and was full of useful info. You’ve really set a benchmark for the future.”

Om als creative agency een (online) evenement te mogen neerzetten voor Mpac, helemaal on-branded met enorme marketingwaarde, is iets waar wij trots op zijn. Een ding weten we zeker, de lat voor de concurrentie ligt hoog!